Manipulation des données - Excel 2003
Sélection - Copie
Comment ne copier que la valeur d'une cellule?
Comment copier des liens hypertextes et les coller sans les activer ?
Comment atteindre une cellule?
Comment modifier une même cellule dans plusieurs feuilles?
Comment insérer dans une cellule une chaîne de caractères déjà saisie dans une
autre cellule de la même colonne ?
Limiter le tri de données à une zone d'un tableau
Comment sélectionner un grand tableau facilement?
Comment sélectionner une zone d'un grand tableau?
Copier/Coller avec le Presse-papiers d'Office
Déplacer ou copier une feuille dans un classeur
Vous avez une liste de noms et de prénoms dans une colonne… Comment les séparer
?
Comment remplir automatiquement une colonne ?
Utilisation de touche F4
Feuille et Cellule
Comment définir un nom dans le classeur ?
Créer des noms avec la première ligne dans un tableau
Donner un nom rapidement à une cellule ou à une plage
Donner un nom à une plage avec VBA
Imposer des contraintes numériques dans une cellule
Limiter la saisie dans une cellule aux les éléments d'une liste
Afficher les noms dans la feuille de calcul
Comment interdire la saisie de doublons dans une liste?
Un autre type de commentaire
Figer les volets
Filtrer seulement une partie d'un tableau
Comment transposer un tableau ?
Comment naviguer facilement dans une grande feuille de calcul ?
Comment calculer… sans calculer ?
Recherche
Paramétrage de la recherche
Comment lancer une recherche dans 2 feuilles seulement?
Rechercher un format spécial pour le remplacer
Rechercher les caractères génériques : Point d'interrogation ou Astérisque
Rechercher un document avec le Volet Office
Sélection - Copie
Comment ne copier que la valeur d'une cellule?
1 Dans la barre de menus cliquez sur Edition puis sur la commande Copier.
2 Dans la barre de menus cliquez sur Edition puis sur la commande Collage spécial
3 Dans la boîte de dialogue Collage spécial, cochez la case Valeurs.
Dans cette boîte de dialogue vous avez plusieurs options de collage : Le collage des formats, des formules, des commentaires... ainsi que de très intéressantes options de collage avec opérations. (Addition, Division, Soustraction, Multiplication)
Pour copier une valeur et l’additionner à la valeur de la cellule de collage, cochez la case Addition dans le groupe Opération.
Comment copier des liens hypertextes et les coller sans les activer ?
Pour copier des liens hypertextes, une série d’adresses mails ou des adresses de sites Web et les coller sans activer le lien utilisez là aussi le Collage spécial en cochant la case Valeurs.
Comment atteindre une cellule?
Pour atteindre la cellule F500 dans une feuille de calcul :
1 Dans la barre de menus cliquez sur Edition puis sur la commande Atteindre (ou tapez F5)
2 La boîte de dialogue Atteindre s'affiche. Dans la zone de saisie Référence, tapez F500.
3 Cliquez sur OK.
Pour atteindre la dernière cellule de votre feuille de calcul:
1 Dans la barre de menus cliquez sur Edition puis sur la commande Atteindre.
2 Dans la boîte de dialogue Atteindre, cliquez sur le bouton Cellules…
3 Cochez la case d'option Dernière cellule.
Comment modifier une même cellule dans plusieurs feuilles?
Pour modifier la cellule A1 dans les feuilles 1, 2 et 3 en même temps, il faut sélectionner ces trois feuilles pour en faire un Groupe de travail
1 Cliquez sur l'onglet de la feuille1.
2 Appuyez sur la touche Ctrl, cliquez sur l'onglet de la feuille 2 et 3. Les trois feuilles sont sélectionnées.
3 Dans la barre de titre apparaît : nomfichier.xls[Groupe de travail].
4 Vous pouvez maintenant modifier la cellule A1 de la feuille 1 (ou 2, ou 3) elle sera automatiquement modifiée dans les autres feuilles du Groupe de travail.
Comment insérer dans une cellule une chaîne de caractères déjà saisie dans une autre cellule de la même colonne ?
1 Sélectionnez une cellule vide.
2 Tapez la combinaison de touche Alt+Flèche bas. (Ou cliquez droit / Liste de choix…).
3 Une liste des données de la colonne courante vous sera proposée dans un menu déroulant, classée par ordre alphabétique. Seules les données au format texte apparaîtront dans la liste.
4 Sélectionnez un élément il sera inséré dans la cellule active.
Limiter le tri de données à une zone d'un tableau
Avec la commande Trier du menu Données toutes les données de la feuille de calcul sont sélectionnées par défaut pour être triées.
Pour ne trier qu’une partie des données de la feuille :
1 Sélectionnez la zone de données à trier.
2 Dans le menu Données, cliquez sur la commande Trier.
3 Un message d’alerte s’affiche vous demandant si voulez étendre la sélection, cochez la case d’option Continuer avec la sélection en cours.
4 Cliquez sur le bouton Trier.
5 Choisissez vos options de tri et cliquez sur OK.
Comment sélectionner un grand tableau facilement?
Une astuce sûre et rapide pour un grand tableau.
1 Sélectionnez la première cellule en haut à gauche.
2 Appuyez sur la touche F8 (EXT s'affiche en bas).
Allez à la fin du tableau avec les barres de défilement.
4 Cliquez sur la dernière cellule en bas à droite.
Tout est le tableau est sélectionné !!!
Une autre astuce consiste à sélectionner la dernière cellule en bas à droite du tableau avec la souris et de remonter jusqu’à la cellule A1.
1 Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la dernière cellule du tableau.
2 Maintenez appuyé et sélectionnez le tableau en remontant vers la cellule A1.
Et enfin un raccourci clavier :
Sélectionnez une cellule du tableau en cours, appuyez sur les touches: Ctrl+ * tout le tableau est sélectionné.
Comment sélectionner une zone d'un grand tableau?
1 Cliquez sur la première cellule de la zone du tableau à sélectionner.
2 Appuyez sur la touche Maj, ne relâchez pas.
3 Cliquez sur la dernière cellule de la zone du tableau à sélectionner. La zone est sélectionnée.
Copier/Coller avec le Presse-papiers d'Office
Lorsque vous lancez les commandes Copier, Coller ou Couper du menu Edition c'est le Presse-papiers de Windows qui est utilisé. Or le Presse-papiers de Windows, contrairement à celui d'Office ne stocke qu'un seul élément.
Le Presse-papiers d'Office peut stocker jusqu'à 24 éléments.
1 Cliquez sur le menu Affichage puis sur la commande Volet Office pour afficher le Presse-Papiers.
2 Dans la liste déroulante Accueil sélectionnez Presse-papiers.
3 À chaque commande de Copier, Coller ou Couper une vignette apparaîtra dans ce volet.
4 Il suffit maintenant de choisir une destination de collage et de cliquer sur une vignette pour y coller son contenu.
Déplacer ou copier une feuille dans un classeur
Pour déplacer ou copier une feuille de calcul vous pouvez utiliser 2 méthodes.
Première méthode
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’onglet de la feuille à copier ou à déplacer.
2 Dans la liste qui apparaît cliquez Déplacer ou Copier.
3 Dans la boîte de dialogue Déplacer ou Copier, cochez la case d’option Créer une copie pour copier la feuille. Vous avez le choix aussi de déplacer ou copier la feuille dans un nouveau classeur ou dans un classeur ouvert. Vous pouvez aussi choisir l’emplacement de la feuille dans le classeur de destination.
Deuxième méthode
1 Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l’onglet de la feuille à copier ou à déplacer et maintenez appuyé, le curseur prend la forme d’une petite feuille.
2 Déplacez la feuille à l’endroit désiré.
3 Pour faire une copie de la feuille effectuez la même manipulation en appuyant sur la touche Ctrl.
Vous avez une liste de noms et de prénoms dans une colonne… Comment les séparer ?
Sélectionnez la liste de noms et de prénoms.
Dans la barre de menus cliquez sur Données puis sur la commande Convertir.
Dans l’Assistant conversion qui s’affiche cochez la case Délimité.
Ensuite dans les options de Séparateurs cochez Espace.
Cliquez sur le bouton Suivant.
Pour ne pas écraser les données de la colonne immédiatement à droite tapez une référence de cellule dans la zone Destination.
Cliquez sur Terminer.
Les noms et les prénoms seront séparés dans 2 colonnes.
Comment remplir automatiquement une colonne ?
Vous avez des données dans la colonne A de la cellule A1 à la cellule A100 et vous voulez remplir automatiquement la colonne B jusqu’à la cellule B100.
1 Sélectionnez la cellule B1, tapez un court texte et faites apparaître la poignée de recopie. (Une petite croix)
2 Double cliquez sur la poignée de recopie votre texte sera recopié automatiquement jusqu’à la fin de la colonne A c’est à dire en B100.
Vous pouvez utilisez cette méthode très rapide pour numéroter la colonne B.
1 Dans la cellule B1, tapez : 1
2 Dans la cellule B2, tapez : 2
3 Sélectionnez les deux cellules et faites un double clique sur la poignée de recopie.
Toutes les cellules de la colonne B seront numérotées de 1 à 100.
Vous pouvez aussi indexer avec des lettres (A, B, C etc.…) ou avec du texte et un numéro (Code 1, Code 2, Code 3 etc.…).
La touche F4 vous permet de reproduire la dernière commande effectuée.
Vous venez de formater en gras une cellule par exemple, sélectionnez une autre cellule et appuyez sur la touche F4 la cellule sera aussi formatée en gras.
Comment définir un nom dans le classeur ?
1 Sélectionnez la cellule A1 de la feuille1 par exemple.
2 Dans la barre de menus cliquez sur Insertion puis sur Nom et Définir.
3 Dans la boîte de dialogue qui s’affiche tapez le nom, CellUN par exemple dans la zone de texte Noms dans le classeur.
4 Dans la zone de texte Fait référence à, vous devez avoir : =Feuil1!$A$1
5 Cliquez sur OK.
Pour atteindre cette cellule de n’importe quelle feuille du classeur, vous sélectionnez simplement CellUN dans la zone de Nom de la barre de formule en haut à gauche.
Créer des noms avec la première ligne dans un tableau
1 Sélectionnez tout le tableau.
2 Dans la barre de menus cliquez sur Insertion puis sur Nom et Créer.
4 Dans la boîte de dialogue Créer des noms cochez Ligne du haut et décochez les autres options.
Déroulez la liste dans la Zone Nom et vous verrez les noms correspondant à la première ligne du haut de votre tableau. Vous pouvez utiliser ces noms pour faire référence aux plages de cellules correspondantes soit dans une formule soit dans une macro.
Donner un nom rapidement à une cellule ou à une plage
1 Sélectionnez une plage, un tableau ou une cellule.
2 Cliquez avec le bouton gauche de la souris dans la Zone Nom.
3 Tapez un nom.
4 Validez par la touche Entrée.
Le nom est défini.
Astuces Coller un nom dans une fonction
Vous pouvez aussi utiliser la touche F3 qui permet de choisir un nom dans la liste et de le coller à l’intérieur d’une fonction.
Donner un nom à une plage avec VBA
Cette macro donne le nom MaPlage à la plage de cellules A1 à A10 de la feuille Feuil1.
Dim Plage As Range
Set Plage = Sheets(1).Range("A1:A10")
ActiveWorkbook.Names.Add Name:="MaPlage", RefersTo:=Plage
End Sub
Imposer des contraintes numériques dans une cellule
Vous souhaitez qu’un utilisateur ne puisse pas saisir des valeurs supérieures à 100 dans une cellule.
1 Sélectionnez cette cellule.
2 Dans la barre de menus cliquez sur Données et sélectionnez Validation
3 Dans la boîte de dialogue qui apparaît sélectionnez Nombre entier dans la liste déroulante Autoriser.
4 Dans la liste déroulante Données sélectionnez inférieur ou égale à et tapez 100 dans la zone Maximum.
5 Cliquez sur l’onglet Alerte d’erreur, tapez un titre et un message d’erreur.
Si l’utilisateur saisit une valeur supérieure à 100, Excel refusera et affichera le message d’alerte.
Pour imposer des contraintes numériques à une plage de cellules il suffit de sélectionner cette plage et de suivre la même procédure.
Limiter la saisie dans une cellule aux les éléments d'une liste
Vous avez une liste de prénoms dans la plage de cellule A1 à A10, et vous souhaitez limiter la saisie dans la cellule B1 aux éléments de cette liste.
1 Sélectionnez la cellule B1.
2 Dans la barre de menus cliquez sur Données et sélectionnez Validation.
3 Dans la boîte de dialogue qui apparaît sélectionnez Liste dans la liste déroulante Autoriser.
4 Dans la zone Source cliquez sur l’icône qui ressemble à une feuille.
5 Sélectionnez la liste des prénoms (plage A1:A10), validez par Entrée.
6 Cliquez sur l’onglet Alerte d’erreur, tapez un titre et un message d’erreur.
7 Validez par OK.
Cliquez sur la petite flèche à la droite de la cellule B1 et votre liste de prénoms apparaît dans la liste déroulante. En sélectionnant un élément, il sera inséré automatiquement dans la cellule. Si vous essayez de saisir dans la cellule B1 autre chose qu’un élément de la liste Excel refusera et vous enverra le message d’alerte.
Il est possible de saisir les éléments de la liste directement dans la zone source en les séparant avec des points-virgules.
Pour pouvoir faire référence à une plage qui ne se trouve pas sur la même feuille que la cellule contenant la règle de validation, il faut impérativement nommer la plage puis en indiquer le nom dans la zone source.
Attention cependant, les règles de validation ont leurs limites, il suffit de copier une cellule et de la coller dans celle qui contient la règle pour l’écraser.
Afficher les noms dans la feuille de calcul
Dans une feuille de calcul, vous avez défini des noms faisant référence à des cellules ou à des plages et vous aimeriez les revoir facilement.
1 Dans la barre de menus cliquez sur Affichage et cliquez sur la commande Zoom.
2 Dans la boîte de dialogue Zoom cochez la case Personnalisé et indiquez la valeur 39%.
3 Validez par OK.
Les noms des cellules et des plages que vous avez définis apparaissent dans les champs nommés.
Si vous voulez afficher la liste des noms dans la feuille de calcul pour éventuellement l'imprimer.
1 Tapez sur la touche F3.
2 Dans la boîte dialogue Coller un nom, cliquez sur le bouton Coller une liste.
La liste de tous les noms définis dans le classeur sera affichée sur la feuille de calcul à partir de la feuille de calcul.
Comment interdire la saisie de doublons dans une liste?
Vous voulez qu’un utilisateur saisisse des prénoms dans les cellules A1 à A20 sans aucun doublon.
1 Sélectionnez la plage de la cellule A1 à la cellule A20.
2 Dans la barre de menus cliquez sur Données puis sur la commande Validation.
3 Cliquez sur l’onglet Options de la boîte de dialogue qui s’affiche.
4 Dans la zone de liste déroulante Autoriser cliquez sur Personnalisé.
5 Dans la zone de texte Formule tapez cette formule : =NB.SI($A$1:$A$20;A1)=1
6 Cliquez sur l’onglet Alerte d’erreur, cochez la case d’options Quand des données non valides sont saisies.
7 Dans la liste déroulante Style sélectionnez Arrêt.
8 Tapez un titre, un message d’erreur et cliquez sur OK.
Dés qu’un prénom sera déjà présent dans la liste Excel affichera l’Alerte d’erreur et interdira la réinscription de ce prénom.
Pour afficher une information, un commentaire ou un message lors de la sélection d’une cellule voici une astuce bien pratique.
1 Sélectionnez une cellule.
2 Dans la barre de menus cliquez sur Données et sélectionnez Validation.
3 Dans la boîte de dialogue cliquez sur l’onglet Message de saisie.
4 Vérifier que la case Quand la cellule est sélectionnée est cochée.
5 Dans la zone Message de saisie tapez l’information ou le message que vous désirez voir s’afficher lors de la sélection de la cellule. Validez par OK.
Lorsque vous faites défiler une feuille de calcul avec les barres de défilement les lignes du haut ou les colonnes de gauche disparaissent. Comment maintenir visibles la première ligne et la première colonne ?
1 Sélectionnez la cellule B2.
2 Dans la barre de menus cliquez sur Fenêtre et ensuite sur la commande Figer les volets
Lorsque vous ferez défiler la feuille, la ligne 1 et la colonne A resterons figées et seront toujours visibles.
Pour revenir à un affichage normale:
Dans la barre de menus cliquez sur Fenêtre et ensuite sur la commande Libérer les volets.
Filtrer seulement une partie d'un tableau
1 Sélectionnez la zone à filtrer.
2 Dans la barre de menus cliquez sur Données, Filtre et Filtre automatique.
3 Des listes déroulantes apparaissent dans les cellules dela première ligne de la sélection.
4 Cliquez sur l'une d'entre elles et sélectionnez votre critère.
Seule les colonnes sélectionnées seront filtrées.
Comment transposer un tableau ?
Vous avez une liste d’articles dans la colonne A de A10:A20 et la quantité de chaque article dans la colonne B de B10:B20. Mais cette disposition ne vous convient pas et vous préféreriez avoir la liste des articles dans la ligne 1 et les quantités sur la ligne 2.
1 Sélectionnez le tableau c’est à dire la zone de A10 à B20.
2 Copier la sélection.
3 Sélectionnez la cellule A1.
4 Dans la barre de menus cliquez sur Edition et Collage spécial.
5 Dans la boîte de dialogue Collage spécial cochez Transposé et validez par OK.
Votre tableau est transposé.
Comment naviguer facilement dans une grande feuille de calcul ?
Vous souhaitez atteindre très facilement et rapidement une cellule située vers la fin d’une grande feuille de calcul.
1 Sélectionnez par exemple la cellule E1000 et copier là.
2 Remonter en haut de votre feuille de calcul, en A1 par exemple.
3 Dans la barre de menus cliquez sur Edition puis sur la commande Coller le lien hypertexte.
4 Un lien hypertexte est créé vers cette cellule. Cliquez sur ce lien et la cellule E1000 est affichée.
Pour naviguer facilement dans votre feuille, vous pouvez par exemple réserver les cellules de la ligne 1 pour créer des liens hypertextes vers des cellules de votre feuille. Avec un simple clique sur ces liens vous naviguerez un peu partout dans votre feuille.
Comment calculer… sans calculer ?
Sélectionnez quelques cellules contenant des valeurs, contiguës ou non en maintenant la touche Ctrl appuyée.
Regardez dans la barre d’état, en bas à droite, la somme des valeurs des cellules que vous avez sélectionnées s’affiche.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur cette somme et dans la liste qui apparaît vous pouvez choisir de calculer, une moyenne, le nombre de valeurs ou bien de trouver la valeur maximum ou minimum de la sélection.
Depuis les versions antérieures la recherche de textes, de valeurs ou bien de documents a été considérablement améliorée avec entre autre les options de mise en forme et de format.
1 Dans la barre de menus cliquez sur Edition puis sur la commande Rechercher ou bien utilisez le raccourci clavier Ctrl+F.
2 Dans la boîte dialogue Rechercher et Remplacer cliquez sur l'onglet Rechercher.
Vous disposez de plusieurs options de recherche, comme en respectant la casse ou bien en utilisant la totalité du contenu de la cellule.
Dans les listes déroulantes vous pouvez choisir de rechercher dans la feuille ou le classeur , ou par colonne ou par ligne ou bien encore des valeurs, des commentaires ou des formules.
3 En cliquant sur le bouton Rechercher tout toutes les références des cellules trouvées s'afficheront dans la boîte dialogue et leur nombre sera indiqué tout en bas à gauche.
4 En cliquant sur le bouton Suivant les cellules trouvées s'afficheront successivement dans la feuille de calcul.
5 Cliquez sur le bouton Fermer pour quitter la boîte de dialogue.
Comment lancer une recherche dans 2 feuilles seulement?
Vous avez un classeur comportant une dizaine de feuilles et vous voulez lancer une recherche dans les 2 premières feuilles du classeur.
1 À l'aide de la touche Ctrl sélectionnez ces 2 feuilles (pour créer un groupe de travail).
2 Dans la barre de menus cliquez sur Edition puis sur la commande Rechercher ou bien utilisez le raccourci clavier Ctrl+F.
3 Dans la boîte dialogue Rechercher et Remplacer cliquez sur l'onglet Rechercher.
4 Sélectionnez Feuille dans la liste déroulante Dans. Par défaut, avec cette option la recherche ne s'effectuerait que dans la feuille active mais grâce au groupe de travail précédemment créé la recherche va s"effectuer dans les 2 feuilles.
5 Lancez votre recherche.
Rechercher un format spécial pour le remplacer
Dans une feuille de calcul vous avez mis en forme les caractères de certaines cellules en les soulignant mais maintenant vous voulez remplacer cette mise en forme par une police de style gras.
1 Dans la barre de menus cliquez sur Edition puis sur la commande Rechercher ou bien utilisez le raccourci clavier Ctrl+F.
2 Dans la boîte dialogue Rechercher et Remplacer cliquez sur l'onglet Rechercher.
3 Ne saisissez rien dans la zone Rechercher, cliquez sur le bouton Format.
4 Dans la boîte de dialogue Rechercher le format cliquez sur le bouton Choisir le format à partir de la cellule et sélectionnez une cellule contenant des caractères soulignés.
5 Dans la boîte dialogue Rechercher et Remplacer cliquez sur l'onglet Remplacer.
6 Ne saisissez rien dans la zone Remplacer, cliquez sur le bouton Format.
7 Dans la boîte dialogue Remplacer le format supprimer le soulignement et sélectionnez une police de style gras. Cliquez sur OK.
8 Dans la boîte dialogue Rechercher et Remplacer cliquez sur bouton Remplacer tout.
Tous les caractères soulignés seront remplacés par une police de style gras.
Rechercher les caractères génériques : Point d'interrogation ou Astérisque
Pourquoi lors d’une recherche du point d'interrogation ou de l’astérisque des cellules ne contenant pas ces caractères sont sélectionnées ?
Le caractère générique ( ? ou *) est un caractère de remplacement, il représente un ou plusieurs caractères lors d'une recherche de fichiers, de dossiers etc.…Ces caractères sont généralement utilisés lorsque l’on ne connaît pas le véritable nom du fichier à chercher. Exemple : *.xls , recherchera tous les fichiers portant l’extension xls.
Pour pouvoir rechercher les caractères génériques il faut placer le caractère tilde (~) devant.
Conseil Saisir le tilde.
Pour saisir le caractère tilde appuyez sur la touche Alt Gr, tapez sur la touche ~ puis tapez un espace.
Dans la zone Rechercher saisissez ~*, Excel recherchera l’astérisque.
Dans la zone Rechercher saisissez ~?, Excel recherchera le point d’interrogation.
Rechercher un document avec le Volet Office
Dans le Volet Office vous pouvez rechercher un document avec son contenu, ses propriétés ou ses titres.
1 Dans la barre de menus cliquez sur le menu Fichier puis sur la commande Recherche de fichiers.
2 Dans le Volet Office préférez une Recherche de fichiers simple qui est plus rapide.
3 Dans la zone Rechercher le texte entrez un texte qui correspond au contenu de votre document.
4 Dans la zone Rechercher dans sélectionnez un dossier.
5 Dans la zone Les résultats devraient être cochez la case (ou les cases) correspondant au type de fichiers que vous recherchez.
6 Cliquez sur OK pour lancer la recherche.
Copyright Daniel Josserand - 2005